Facturation mensuelle automatisée

La facturation d'un mois : d'une heure à treize secondes.

Secteur : Médias — Un groupe radio francophone

Le contexte

Chaque fin de mois, les prestations d'un mois entier se facturaient à la main. Ouvrir le calendrier, retrouver chaque intervention, appliquer le bon tarif selon qu'elle tombait en semaine ou le week-end, tenir compte des prestations sur plusieurs jours, des déplacements et des frais administratifs, puis recopier le tout dans un tableur et rédiger la facture.

Le problème

Une heure de travail répétitif, tous les mois, sur des règles de tarification qu'on connaît par cœur mais qu'on peut appliquer de travers un soir de fatigue. Et une erreur de tarif ne se voit qu'au moment où le client la relève.

Ce qui a été construit

Le calendrier est lu automatiquement. Chaque prestation est tarifée selon les règles réelles — semaine ou week-end, durée, déplacement, frais. Le résultat s'écrit dans le tableur de suivi, la facture part par email en HTML, et un tableau comparatif projette le mois en cours par rapport au précédent.

Ce que ça change

La facturation d'un mois complet s'exécute en treize secondes, du calendrier à l'email envoyé. Plus aucune ressaisie : les règles de tarification sont écrites une fois, appliquées à l'identique chaque mois.

Comment ça marche

Un workflow n8n déclenché en début de mois. Lecture de l'agenda via l'API Google Calendar, calcul des tarifs dans un nœud de code — c'est là que vivent les règles métier, pas dans un modèle de langage —, écriture dans Google Sheets via l'API, génération du HTML de facture et envoi SMTP. La projection du mois en cours est calculée dans le même passage et jointe à l'envoi.

Ce que ça peut donner chez vous

Toute entreprise qui facture à la prestation est concernée : un cabinet qui facture des heures, un artisan qui facture des chantiers, une agence qui facture des interventions. Le principe est le même — vos règles de tarification existent déjà, elles sont simplement dans votre tête plutôt que dans un automate. Le travail consiste à les écrire, une fois.