Consolidatie van leverancierstarieven

646 referenties, 25 factuurformaten, één tabel.

Sector : Horeca — Een Brussels restaurant

De context

Een restaurant koopt bij een dertigtal leveranciers. Elk stuurt zijn facturen in zijn eigen pdf-formaat, en de prijzen bewegen van levering tot levering. Weten wat u vandaag werkelijk betaalt voor een bepaald artikel, betekent de facturen één voor één heropenen.

Het probleem

Niemand doet het, want het is twee dagen invoerwerk. Gevolg: u ziet niet wanneer een prijs gestegen is, en u kunt twee leveranciers niet vergelijken op hetzelfde artikel.

Wat er gebouwd is

Een script doorloopt alle pdf-facturen, haalt de productlijnen eruit en consolideert ze in één werkboek, één tabblad per leverancier. Voor elke referentie haalt de meest recente factuur het — de tabel is dus een actueel tarief, geen archief.

Wat het verandert

646 referenties geconsolideerd bij 25 leveranciers, waar manuele invoer twee dagen zou hebben gekost. Het werkboek wordt opnieuw aangemaakt zodra er nieuwe facturen binnenkomen.

Hoe het werkt

Python, pdfplumber voor de extractie, openpyxl voor de uitvoer. Vijfentwintig aparte parsers, één per factuurformaat — bij één leverancier bestaan er zelfs twee formaten naast elkaar. Ontdubbeling op productcode, btw uit de facturen gehaald met verlegging voor exporterende leveranciers, en categorieën afgeleid uit het codeprefix.

Wat dit bij u zou kunnen geven

Dit is het meest overdraagbare geval van allemaal: elk bedrijf dat bij meerdere leveranciers koopt heeft dezelfde blinde vlek. De beperking is eerlijk en nuttig om te kennen — een gescande factuur zonder leesbare tekst raakt niet door dit pad. Precies daar neemt het lezen door een visiemodel het over.