Geautomatiseerde maandfacturatie

Een maand factureren: van een uur naar dertien seconden.

Sector : Media — Een Franstalige radiogroep

De context

Elke maand moest een volledige maand prestaties met de hand gefactureerd worden. De agenda openen, elke opdracht terugvinden, het juiste tarief toepassen naargelang ze in de week of in het weekend viel, rekening houden met meerdaagse opdrachten, verplaatsingen en administratiekosten, en dan alles overtypen in een rekenblad en de factuur opstellen.

Het probleem

Een uur repetitief werk, elke maand, op tariefregels die u uit het hoofd kent maar op een vermoeide avond verkeerd kunt toepassen. En een tariefvergissing komt pas boven wanneer de klant ze opmerkt.

Wat er gebouwd is

De agenda wordt automatisch gelezen. Elke prestatie wordt getarifeerd volgens de echte regels — week of weekend, duur, verplaatsing, kosten. Het resultaat gaat naar het opvolgingsrekenblad, de factuur vertrekt als HTML per e-mail, en een vergelijkende tabel projecteert de lopende maand tegenover de vorige.

Wat het verandert

Een volledige maand factureren draait in dertien seconden, van agenda tot verzonden e-mail. Geen herinvoer meer: de tariefregels zijn één keer geschreven en worden elke maand identiek toegepast.

Hoe het werkt

Een n8n-workflow die bij het begin van de maand start. De agenda wordt gelezen via de Google Calendar API, de tarieven worden berekend in een code-node — daar leven de bedrijfsregels, niet in een taalmodel — het resultaat wordt via de API in Google Sheets geschreven, en daarna wordt de factuur-HTML gegenereerd en via SMTP verzonden. De projectie van de lopende maand wordt in dezelfde doorloop berekend en meegestuurd.

Wat dit bij u zou kunnen geven

Elk bedrijf dat per prestatie factureert is betrokken: een kantoor dat uren factureert, een vakman die werven factureert, een bureau dat opdrachten factureert. Het principe is hetzelfde — uw tariefregels bestaan al, ze zitten alleen in uw hoofd in plaats van in een machine. Het werk bestaat erin ze één keer op te schrijven.